ü Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos.
ü Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos.
A pesar de que existen diferentes tipologías de elaboración de proyectos como ser: Proyectos de Inversión Privada, Proyectos de Inversión Social, Proyectos de Investigación y Proyectos Tecnológicos, existe el siguiente concepto general de proyecto que es utilizado con mayor frecuencia:
"Un proyecto es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemática un conjunto de datos y antecedentes, para la obtención de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno de trabajo".
Un proyecto surge como respuesta a la concepción de una "idea" que busca la solución de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio. Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una determinada área o situación en particular, a través de la recolección y el análisis de datos. TIPOLOGIAS DE PROYECTOS
El Proyecto de Investigación:
Un proyecto de investigación se fundamenta cuando se presenta la solución de un problema mediante el análisis de los sub-temas o factores, guiados por una o varias hipótesis, proposiciones e interpretaciones. Un proyecto de investigación debe plantear un punto de partida; las proposiciones, los caminos trazados para cumplir objetivos y los instrumentos a utilizar. Un proyecto de investigación, es por consiguiente: "un plan que combina la trilogía: tema, problemas, técnicas de recolección y análisis de datos, en función a los objetivos e hipótesis señalados". Un proyecto de investigación utiliza 5 fases relacionadas entre si:
Llevan a cabo observación y evaluación de fenómenos.
Establecen suposiciones o ideas como consecuencia de la observación y evaluación realizadas.
Prueban y demuestran el grado en que las suposiciones o ideas tienen fundamento.
Revisan tales suposiciones o ideas sobre la base de las pruebas o del análisis.
Proponen nuevas observaciones y evaluaciones para esclarecer, modificar, cimentar y/o fundamentar las suposiciones e ideas; o incluso para generar otras.
El Proyecto de Inversión Privada:
Un proyecto de inversión privada es un instrumento de decisión. Orienta y apoya el proceso racional de toma de decisiones, permite juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y las desventajas en la etapa de asignación de recursos para determinar la rentabilidad socioeconómica y privada del proyecto, en base a la cual, se debe programar la inversión. Un proyecto de inversión privada se elabora en los siguientes casos:
Creación de un nuevo negocio.
Ampliación de las instalaciones de una industria.
Reemplazo de tecnología.
Aprovechamiento de un vacío en el Mercado.
Lanzamiento de un nuevo producto.
Sustitución de la producción artesanal por la fabril.
Provisión de servicios
Y otros casos especiales que requieran investigación y análisis para una mejora continua.
La preparación y evaluación de un proyecto contribuye en la reducción de la incertidumbre inicial, respecto de la conveniencia de llevar a cabo una inversión. La decisión que se tome con más información siempre será mejor. La preparación de un proyecto de inversión social utiliza criterios similares del que utiliza la formulación de un proyecto de inversión privada, aunque difieren en la valoración de las variables determinantes de los costos y beneficios que se les asocien, la evaluación privada trabaja con el criterio "precios de mercado", mientras que la evaluación social lo hace con "precios sombra" o "precio social" donde parte de los costos o beneficios recaen sobre terceros. Socialmente, la técnica busca medir el impacto que una determinada inversión tendrá sobre el bienestar de la comunidad, a través de la evaluación social se intenta se determina la calidad de la solución, la sostenibilidad y el control social.
Proyecto Tecnológico:
La preparación de un Proyecto Tecnológico da como resultado un producto nuevo o mejorado que facilita la vida humana. Todos los proyectos tecnológicos surgen después de analizar otros proyectos. Con el análisis del producto se puede observar las fallas para luego, corregirlas. Las etapas de un proyecto tecnológico son:
Detección de la oportunidad
Diseño
Organización y gestión
Ejecución
Evaluación
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS? ü Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
ü La administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.
ü Es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
ü La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso especifico. No existe ninguna excepción a esta regla. El proceso se conoce como ciclo de vida". ü La mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por diferentes razones estas pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida, brincarse algunas etapas por creerlas no importantes y hacer modificaciones al ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.
Las habilidades necesarias en el manejo de proyectos, que si se ejecutan adecuadamente garantizarán el desarrollo del proyecto son las siguientes:
· Definición del proyecto · Planeación del Trabajo · Administración de Contratos · Administración de Proveedores · Administración del Plan de trabajo · Administración de situaciones · Administración del Alcance · Administración de Riesgos · Administración de la comunicación · Administración de la documentación · Administración de la calidad · Administración de las métricas
“QUE ES UN PROYECTO?”
Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos. La es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Un proyecto es reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos disponibles. CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO SEGÚN EL PMI De acuerdo con el (PMI) las características de un proyecto son:
Temporal
Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años. En cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos continuos.
Productos, servicios o resultados únicos
Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados. Los proyectos pueden crear: • Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente • La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución • Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad. La singularidad es una característica importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental de único del trabajo de un proyecto.
Elaboración gradual. La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance.
TIPOS DE PROYECTOS Un proyecto también es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Existen múltiples clasificaciones de los proyectos, una de ellas los considera como productivos y públicos.
Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar y obtener ganancias en . Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios económicos.
Proyecto público o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto politico.
Otras formas de realizar la de los proyectos son las siguientes:
Basándose en el contenido del proyecto
Proyectos de construcción
Proyectos de Informática
Proyectos empresariales
Proyectos de desarrollo de productos
Basándose en la organización participante
Proyectos Internos
Proyectos de departamento
Proyectos de unidades cruzadas
Proyectos externos (de imagen corporativa)
Basándose en la complejidad
Proyectos Simples
Proyectos complejos
Proyectos técnicos
Programas
Mega proyectos
Proyectos de vida
Proyectos escolares.
ETAPAS DE UN PROYECTO
CICLO DE UN PROYECTO.
La idea de proyecto: Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones:
Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no se toma medidas al respecto.
Porque existen potencialidades o recursos subaprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.
Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados.
Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer luego de la revisión del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la aprobación, se realiza la planificación operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, asimismo establece la asignación o requerimiento de personal respectivo.
Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.
Evaluación. Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.
“QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?”
Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control. Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación. La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad. El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional. Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
¿ QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ? El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo. Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas: * ¿ Qué se va a hacer ? * ¿ Cuándo se va a hacer ? * ¿ Por qué se va a hacer ? * ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ? * ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
C O N C L U S I O N E S
Después de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administración un poco más enfocada a metas específicas. La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una extensión del administrador general. Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la organización.
B I B L I O G R A F Í A
CLELAND David y King William. Systems Analysis and Project Management. Ed. McGraw Hill, Estados Unidos, 1983, 490 pp. RUE Leslie y Byars Lloyd. Administración, teoría y aplicaciones. Ed. AlfaOmega, México, D.F. 1994, 544pp.
QUE ES UN PROYECTO:Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos.
posee una estructura dividida en fases que permiten dar finalmente el la meta u objetivo establecido. La primera es la fase de Planificación. Esta etapa se caracteriza por ser un período en el que establecen los objetivos a seguir y el modo en cómo se llevarán a cabo las acciones para lograr cumplirlos. En caso de que en el proyecto participen varias personas, es en esta etapa en donde deberán establecerse los roles de cada uno, así como también todo lo relacionado con los recursos con los que se dispone y la manera en que éstos serán utilizados. Los recursos se comportan como parte esencial en un proyecto y no sólo se incluyen en ellos los recursos materiales, sino que también es necesario considerar los recursos humanos con los que se cuenta, los costes y el tiempo, entre otras, de este modo, la organización adecuada de todos los recursos favorece en gran medida al éxito o fracaso de un determinado proyecto. La segunda fase, la de Ejecución, es aquella en que se realizan las acciones y tareas planeadas, y que representan la ejecución misma del proyecto. Se refiere a la ejecución de todo aquello que se organizó durante la fase previa de planificación. Por último, la fase de Entrega o Puesta en marcha, la que deberá cumplirse en el tiempo que se estipuló en la fase de planificación. De este modo, en ciertos casos se concretará con la entrega de la obra a un determinado cliente o la puesta en marcha de algún sistema que se ha desarrollado, respondiendo a las condiciones previamente acordadas.
Además de todas las fases mencionadas, a fin de llevar por el camino del éxito a un proyecto, quien se encuentre a cargo podría implementar algún sistema de control, es decir, algún método con el que a lo largo de todas las etapas pueda ir monitorizando los avances del proyecto según lo planeado, y así, poder realizar a tiempo las modificaciones que sean necesarias para lograr los mejores resultados y el logro de los objetivos.
ADMINISTRADOR DE PROYECTOS:El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo. Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
¿ Qué se va a hacer ?
¿ Cuándo se va a hacer ?
¿ Por qué se va a hacer ?
¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?
¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.
CONCEPCION: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.
En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.
FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.
La planeación del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeación, la cual puede exigir tiempo, ser difícil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse.
OPERACION: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.
Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas.
TERMINACION: En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.
Aunque los proyectos tienden a ser únicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las técnicas de planeación y control, y los diversos estilos de administración ayudan a que las empresas diseñen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro
ADMINISTRACION DE COSTOS DEL PROYECTO
En muchos proyectos en áreas de servicios (a diferencia de proyectos en áreas de manufactura o construcción) los costos son considerados un dato al comienzo del proyecto, y en la ejecución siempre se los relaciona a la variable Tiempo.
Esto sucede porque en un proyecto que involucra servicios profesionales, la mayoría de los costos están representados por horas de trabajo de las personas.
Ejemplos de esto son proyectos de sistemas o proyectos en áreas administrativas, proyectos que no involucran compras de recursos materiales.
Existen dos entregables importantes en materia de costos en cualquier proyecto: la Línea de Base de Costos (Cost Baseline) y el Reporte de Desempeño de Costos. El gerente del proyecto debe producir estos dos documentos para controlar el costo del proyecto y así minimizar los costos más allá de lo presupuestado. Veamos cada uno de ellos:
1. Línea de Base de Costos: una vez elaborado el WBS (Work Breakdown Structure) del proyecto, además de estimar los tiempos de cada uno de sus componentes, se debe estimar su costo. La Línea de Base de Costos es la estimación monetaria de cada entregable, subentregable y paquete de trabajo dentro del WBS, de modo que su total nos da los costos estimados de todo el proyecto. La Línea de Base de Costos es el equivalente monetario de la Línea de Base de Tiempo (Schedule Baseline). En proyectos en áreas de servicios las dos son muy similares. En proyectos que contienen un gran componente de recursos materiales ("no humanos"), las dos difieren sustancialmente.
2. Reporte de Desempeño de Costos: es un reporte que se prepara a medida que avanza el proyecto (cada semana, cada dos semanas, un mes) que describe lo gastado realmente contra lo que estaba presupuestado gastar a una fecha determinada.
Generalmente contiene un gráfico con dos curvas, una que representa los gastos presupuestados y otra los gastos reales, en donde el eje X representa tiempo y el eje Y representa dinero.
Junto con los reportes de avance de tareas, este reporte constituye la base para calcular las métricas de EVM (Earned Value Management) del proyecto, y por lo tanto constituye la base para saber cómo va el proyecto en términos de tiempo y dinero.
Recordemos que el gerente del proyecto es responsable de cumplir con la Triple Limitación: tiempo, presupuesto, calidad. Para administrar los costos del proyecto, deberá elaborar la Línea de Base de Costos en la fase de planificación del proyecto, y actualizarla durante la ejecución de las tareas. Además, deberá elaborar y presentar los Reportes de Desempeño de Costos a los patrocinadores del proyecto, para informar acerca de los desvíos al presupuesto.
¿Qué problemas típicos existen con la Administración de Costos de un proyecto?
1. El más frecuente: se asocia la Administración de Costos a la Administración del Tiempo del proyecto, y se habla sólo de esta última.
2. El segundo más frecuente: no existe un WBS o existe un WBS defectuoso o incompleto.
¿Por qué sucede esto? Porque muchas veces no se le da importancia al hecho de tenerlo, o porque simplemente no se sabe cómo confeccionarlo.
3. Hay una mala definición del trabajo en los niveles inferiores del WBS: no hay definición, no existen Paquetes de Trabajo, o los Paquetes de Trabajo son demasiado grandes al momento de delegarlos (por ejemplo de un mes de duración para un recurso).
4. No existe en el proyecto una forma de calcular los costos planificados: no hay un WBS, no se manejan costos horarios de los recursos humanos, no se reporta el componente de costos de materiales.
5. No existe en el proyecto una forma de calcular los costos reales: no se reportan horas trabajadas, no se reportan los gastos incurridos en materiales.
¿Qué aprendemos de todo esto?
Lo importante de todo esto es: no se debe ignorar el componente Costo del proyecto durante su ejecución, eso no es un tema del departamento de contabilidad de la empresa, sino del proyecto en sí. El gerente es responsable de la Triple Limitación, y una de las tres variables de la Triple Limitación es Costo.
No se debe confundir Costo con Tiempo, sobre todo en proyectos de servicios, porque las dos variables quizás no progresen sincronizadamente. Podría ser que estemos en la mitad de nuestro proyecto y que hayamos "consumido" la mitad de las horas de trabajo estimadas, pero que hayamos gastado el 75% del presupuesto. Los patrocinadores querrán saber esto, el gerente de proyecto también, y juntos deberán analizar si esto es normal y tomar acciones correctivas si es necesario
ü Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos.
ü Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos.
A pesar de que existen diferentes tipologías de elaboración de proyectos como ser: Proyectos de Inversión Privada, Proyectos de Inversión Social, Proyectos de Investigación y Proyectos Tecnológicos, existe el siguiente concepto general de proyecto que es utilizado con mayor frecuencia:
- "Un proyecto es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemática un conjunto de datos y antecedentes, para la obtención de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno de trabajo".
Un proyecto surge como respuesta a la concepción de una "idea" que busca la solución de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio.Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una determinada área o situación en particular, a través de la recolección y el análisis de datos.
TIPOLOGIAS DE PROYECTOS
El Proyecto de Investigación:
Un proyecto de investigación se fundamenta cuando se presenta la solución de un problema mediante el análisis de los sub-temas o factores, guiados por una o varias hipótesis, proposiciones e interpretaciones.Un proyecto de investigación debe plantear un punto de partida; las proposiciones, los caminos trazados para cumplir objetivos y los instrumentos a utilizar.
Un proyecto de investigación, es por consiguiente: "un plan que combina la trilogía: tema, problemas, técnicas de recolección y análisis de datos, en función a los objetivos e hipótesis señalados".
Un proyecto de investigación utiliza 5 fases relacionadas entre si:
- Llevan a cabo observación y evaluación de fenómenos.
- Establecen suposiciones o ideas como consecuencia de la observación y evaluación realizadas.
- Prueban y demuestran el grado en que las suposiciones o ideas tienen fundamento.
- Revisan tales suposiciones o ideas sobre la base de las pruebas o del análisis.
- Proponen nuevas observaciones y evaluaciones para esclarecer, modificar, cimentar y/o fundamentar las suposiciones e ideas; o incluso para generar otras.
El Proyecto de Inversión Privada:
Un proyecto de inversión privada es un instrumento de decisión. Orienta y apoya el proceso racional de toma de decisiones, permite juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y las desventajas en la etapa de asignación de recursos para determinar la rentabilidad socioeconómica y privada del proyecto, en base a la cual, se debe programar la inversión.
Un proyecto de inversión privada se elabora en los siguientes casos:
- Creación de un nuevo negocio.
- Ampliación de las instalaciones de una industria.
- Reemplazo de tecnología.
- Aprovechamiento de un vacío en el Mercado.
- Lanzamiento de un nuevo producto.
- Sustitución de la producción artesanal por la fabril.
- Provisión de servicios
- Y otros casos especiales que requieran investigación y análisis para una mejora continua.
La preparación y evaluación de un proyecto contribuye en la reducción de la incertidumbre inicial, respecto de la conveniencia de llevar a cabo una inversión. La decisión que se tome con más información siempre será mejor.La preparación de un proyecto de inversión social utiliza criterios similares del que utiliza la formulación de un proyecto de inversión privada, aunque difieren en la valoración de las variables determinantes de los costos y beneficios que se les asocien, la evaluación privada trabaja con el criterio "precios de mercado", mientras que la evaluación social lo hace con "precios sombra" o "precio social" donde parte de los costos o beneficios recaen sobre terceros.
Socialmente, la técnica busca medir el impacto que una determinada inversión tendrá sobre el bienestar de la comunidad, a través de la evaluación social se intenta se determina la calidad de la solución, la sostenibilidad y el control social.
Proyecto Tecnológico:
La preparación de un Proyecto Tecnológico da como resultado un producto nuevo o mejorado que facilita la vida humana. Todos los proyectos tecnológicos surgen después de analizar otros proyectos. Con el análisis del producto se puede observar las fallas para luego, corregirlas.Las etapas de un proyecto tecnológico son:
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
ü Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
ü La administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.
ü Es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
ü La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso especifico. No existe ninguna excepción a esta regla. El proceso se conoce como ciclo de vida".
ü La mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por diferentes razones estas pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida, brincarse algunas etapas por creerlas no importantes y hacer modificaciones al ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.
Las habilidades necesarias en el manejo de proyectos, que si se ejecutan adecuadamente garantizarán el desarrollo del proyecto son las siguientes:
· Definición del proyecto
· Planeación del Trabajo
· Administración de Contratos
· Administración de Proveedores
· Administración del Plan de trabajo
· Administración de situaciones
· Administración del Alcance
· Administración de Riesgos
· Administración de la comunicación
· Administración de la documentación
· Administración de la calidad
· Administración de las métricas
“QUE ES UN PROYECTO?”
Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos. La es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
Un proyecto es reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos disponibles.
CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO SEGÚN EL PMI
De acuerdo con el (PMI) las características de un proyecto son:
- Temporal
Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años. En cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos continuos.- Productos, servicios o resultados únicos
Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados. Los proyectos pueden crear:• Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente
• La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución
• Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.
La singularidad es una característica importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental de único del trabajo de un proyecto.
TIPOS DE PROYECTOS
Un proyecto también es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Existen múltiples clasificaciones de los proyectos, una de ellas los considera como productivos y públicos.
- Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar y obtener ganancias en . Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios económicos.
- Proyecto público o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto politico.
Otras formas de realizar la de los proyectos son las siguientes:ETAPAS DE UN PROYECTO
CICLO DE UN PROYECTO.
“QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?”
Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.
Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.
Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
¿ QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?
El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.
Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
* ¿ Qué se va a hacer ?
* ¿ Cuándo se va a hacer ?
* ¿ Por qué se va a hacer ?
* ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?
* ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.
Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
C O N C L U S I O N E S
Después de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administración un poco más enfocada a metas específicas.
La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una extensión del administrador general.
Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la organización.
B I B L I O G R A F Í A
CLELAND David y King William.
Systems Analysis and Project Management.
Ed. McGraw Hill, Estados Unidos,
1983, 490 pp.
RUE Leslie y Byars Lloyd.
Administración, teoría y aplicaciones.
Ed. AlfaOmega, México, D.F.
1994, 544pp.
QUE ES UN PROYECTO:Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos.
posee una estructura dividida en fases que permiten dar finalmente el la meta u objetivo establecido.
La primera es la fase de Planificación. Esta etapa se caracteriza por ser un período en el que establecen los objetivos a seguir y el modo en cómo se llevarán a cabo las acciones para lograr cumplirlos. En caso de que en el proyecto participen varias personas, es en esta etapa en donde deberán establecerse los roles de cada uno, así como también todo lo relacionado con los recursos con los que se dispone y la manera en que éstos serán utilizados. Los recursos se comportan como parte esencial en un proyecto y no sólo se incluyen en ellos los recursos materiales, sino que también es necesario considerar los recursos humanos con los que se cuenta, los costes y el tiempo, entre otras, de este modo, la organización adecuada de todos los recursos favorece en gran medida al éxito o fracaso de un determinado proyecto.
La segunda fase, la de Ejecución, es aquella en que se realizan las acciones y tareas planeadas, y que representan la ejecución misma del proyecto. Se refiere a la ejecución de todo aquello que se organizó durante la fase previa de planificación.
Por último, la fase de Entrega o Puesta en marcha, la que deberá cumplirse en el tiempo que se estipuló en la fase de planificación. De este modo, en ciertos casos se concretará con la entrega de la obra a un determinado cliente o la puesta en marcha de algún sistema que se ha desarrollado, respondiendo a las condiciones previamente acordadas.
Además de todas las fases mencionadas, a fin de llevar por el camino del éxito a un proyecto, quien se encuentre a cargo podría implementar algún sistema de control, es decir, algún método con el que a lo largo de todas las etapas pueda ir monitorizando los avances del proyecto según lo planeado, y así, poder realizar a tiempo las modificaciones que sean necesarias para lograr los mejores resultados y el logro de los objetivos.
ADMINISTRADOR DE PROYECTOS:El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo. Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
- ¿ Qué se va a hacer ?
- ¿ Cuándo se va a hacer ?
- ¿ Por qué se va a hacer ?
- ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?
- ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOSLa posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.
CONCEPCION: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.
En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.
FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.
La planeación del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeación, la cual puede exigir tiempo, ser difícil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse.
OPERACION: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.
Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas.
TERMINACION: En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.
Aunque los proyectos tienden a ser únicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las técnicas de planeación y control, y los diversos estilos de administración ayudan a que las empresas diseñen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro
ADMINISTRACION DE COSTOS DEL PROYECTO
En muchos proyectos en áreas de servicios (a diferencia de proyectos en áreas de manufactura o construcción) los costos son considerados un dato al comienzo del proyecto, y en la ejecución siempre se los relaciona a la variable Tiempo.
Esto sucede porque en un proyecto que involucra servicios profesionales, la mayoría de los costos están representados por horas de trabajo de las personas.
Ejemplos de esto son proyectos de sistemas o proyectos en áreas administrativas, proyectos que no involucran compras de recursos materiales.
Existen dos entregables importantes en materia de costos en cualquier proyecto: la Línea de Base de Costos (Cost Baseline) y el Reporte de Desempeño de Costos. El gerente del proyecto debe producir estos dos documentos para controlar el costo del proyecto y así minimizar los costos más allá de lo presupuestado. Veamos cada uno de ellos:
1. Línea de Base de Costos: una vez elaborado el WBS (Work Breakdown Structure) del proyecto, además de estimar los tiempos de cada uno de sus componentes, se debe estimar su costo. La Línea de Base de Costos es la estimación monetaria de cada entregable, subentregable y paquete de trabajo dentro del WBS, de modo que su total nos da los costos estimados de todo el proyecto. La Línea de Base de Costos es el equivalente monetario de la Línea de Base de Tiempo (Schedule Baseline). En proyectos en áreas de servicios las dos son muy similares. En proyectos que contienen un gran componente de recursos materiales ("no humanos"), las dos difieren sustancialmente.
2. Reporte de Desempeño de Costos: es un reporte que se prepara a medida que avanza el proyecto (cada semana, cada dos semanas, un mes) que describe lo gastado realmente contra lo que estaba presupuestado gastar a una fecha determinada.
Generalmente contiene un gráfico con dos curvas, una que representa los gastos presupuestados y otra los gastos reales, en donde el eje X representa tiempo y el eje Y representa dinero.
Junto con los reportes de avance de tareas, este reporte constituye la base para calcular las métricas de EVM (Earned Value Management) del proyecto, y por lo tanto constituye la base para saber cómo va el proyecto en términos de tiempo y dinero.
Recordemos que el gerente del proyecto es responsable de cumplir con la Triple Limitación: tiempo, presupuesto, calidad. Para administrar los costos del proyecto, deberá elaborar la Línea de Base de Costos en la fase de planificación del proyecto, y actualizarla durante la ejecución de las tareas. Además, deberá elaborar y presentar los Reportes de Desempeño de Costos a los patrocinadores del proyecto, para informar acerca de los desvíos al presupuesto.
¿Qué problemas típicos existen con la Administración de Costos de un proyecto?
1. El más frecuente: se asocia la Administración de Costos a la Administración del Tiempo del proyecto, y se habla sólo de esta última.
2. El segundo más frecuente: no existe un WBS o existe un WBS defectuoso o incompleto.
¿Por qué sucede esto? Porque muchas veces no se le da importancia al hecho de tenerlo, o porque simplemente no se sabe cómo confeccionarlo.
3. Hay una mala definición del trabajo en los niveles inferiores del WBS: no hay definición, no existen Paquetes de Trabajo, o los Paquetes de Trabajo son demasiado grandes al momento de delegarlos (por ejemplo de un mes de duración para un recurso).
4. No existe en el proyecto una forma de calcular los costos planificados: no hay un WBS, no se manejan costos horarios de los recursos humanos, no se reporta el componente de costos de materiales.
5. No existe en el proyecto una forma de calcular los costos reales: no se reportan horas trabajadas, no se reportan los gastos incurridos en materiales.
¿Qué aprendemos de todo esto?
Lo importante de todo esto es: no se debe ignorar el componente Costo del proyecto durante su ejecución, eso no es un tema del departamento de contabilidad de la empresa, sino del proyecto en sí. El gerente es responsable de la Triple Limitación, y una de las tres variables de la Triple Limitación es Costo.
No se debe confundir Costo con Tiempo, sobre todo en proyectos de servicios, porque las dos variables quizás no progresen sincronizadamente. Podría ser que estemos en la mitad de nuestro proyecto y que hayamos "consumido" la mitad de las horas de trabajo estimadas, pero que hayamos gastado el 75% del presupuesto. Los patrocinadores querrán saber esto, el gerente de proyecto también, y juntos deberán analizar si esto es normal y tomar acciones correctivas si es necesario